市规〔2016〕132号
关于印发《87365.com
档案管理办法（暂行）》的通知
局各科室、分局，局属研究中心、信息中心：
现将《87365.com档案管理办法（暂行）》印发给你们，请认真贯彻执行。
附件：87365.com档案管理办法（暂行）
87365.com
2016年10月18日
公开方式：主动公开
87365.com办公室 2016年10月18日印
87365.com档案管理办法（暂行）
为了加强本局档案管理工作，完整保存和科学管理本局档案，促进档案工作制度化、规范化、科学化，充分发挥规划档案的各项功能和作用，依据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规和相关文件规定，结合我局实际，制定本制度。
一、本局在城乡规划编制和实施工作过程中形成的档案按照集中统一管理的原则由局档案室保管、维护和利用，各科室、分局负责提交职责范围内的档案资料。当年各科室、分局的档案暂由科室、分局收集和保管，翌年将整理完成的档案目录及档案材料提交给局档案科统一保管。
二、局档案室保存的档案分为：文书档案、规划文本档案、规划管理档案、会计档案、资产管理档案、实物档案、电子档案以及人事档案，其中人事档案、会计档案由局办公室人事管理人员肯财务管理人员单独建档保存。其具体范围为：
（一）文书档案：收文、发文和会议纪要等。
（二）规划文本档案：城市总体规划、城市专项规划、城市分区规划、控制性详细规划、修建性详细规划等。
（三）规划管理档案：规划设计条件、项目选址许可、建设用地规划许可、方案审批、建设工程规划许可、竣工规划核实、临时建设用地规划许可、临时建设工程规划许可、外部装修、户外广告和招牌审批、危房、私房修缮规划审批、乡村建设规划许可、规划意见、备案资料等。
（四）法制档案：行政诉讼案件、行政复议案件等。
（五）信访档案：起始办理件、复查复核件、上级转办件、市长热线等。
（六）会计档案：会计凭证、会计账簿、财务报表等。
（七）电子档案：照片、光盘等。
（八）资产管理档案：各类办公设备登记资料等。
（九）实物档案：牌匾、锦旗、奖状、证书等。
（十）人事档案：履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政审材料、党、团材料、奖励材料、违纪材料、工资任免材料等。
三、资料归档时限根据其形成情况分别确定：
（一）文书档案、法制档案、信访档案、会计档案、电子档案、资产管理档案一年一次归档。
（二）规划管理档案原则半年归档一次，分工程许可和竣工核实两阶段移交，在竣工规划核实移交后整理归档。
（三）规划文本档案、实物档案等应及时归档。
四、各类档案的移交清单应注明应当归集的所有档案材料，包括光盘等电子文档。归档材料应具备原真性。收发文件和其他审批件应为原件，规划编制档案应加盖成果确认章。各科室、分局移交的档案符合要求的，由移交科室经办人员填写移交单（一式二份）并经科室负责人签字确认后送局档案科，移交单各执一份。
五、立卷要遵循档案的形成规律和特点，根据其中的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。原则上按年度立卷，立卷要依照有关标准，格式统一，以便长期保存。立卷的资料种类、份数以及每份资料的页数应齐全完整，能准确、真实反映本局规划管理工作活动。
六、局各科室、分局办理完毕的具有保存利用价值的各种资料应当确保档案资料的完整、准确，并及时组织收集、整理，并向档案室履行归档手续，不得据为己有。
七、局档案室对接收或者收集的档案应当及时登记，做好档案的保管、保护和利用工作。
八、档案查阅、借阅应遵守以下规定：
（一）局机关科室、分局、下属单位因工作需要查阅档案的，原则上由查阅人填写查阅申请表经所在科室（分局、单位）负责人审批同意后，由档案管理员负责办理。查阅档案需在档案室进行，复印档案资料的，复印后即时归还入库。查阅存档档案资料及其他重要档案资料，须报局相关领导批准。
（二）档案资料原则上不予外借，如确因工作需要借阅的，由借阅人填写借阅申请表，经所在科室（分局、单位）负责人同意，借阅时间一般不超过七天。档案归还时，档案管理员应在核对资料无误后办理归还手续，如发生丢失、泄密等情况应及时报告并采取措施，妥善处理。
（三）局系统外单位查阅档案必须持单位介绍信（自然人查阅档案必须持居民身份证、房产证明等有效证件），并需说明查阅对象、查阅原由和具体内容，填写对外查阅申请表，经档案科管理人员审核后方可查阅。
（四）档案资料查（借）阅者必须爱护和保管好档案资料，不得将其任意拆卷、撕页、污损或在文件上划线、修改，借阅的档案应妥善保管好，不得转借、更不得遗失。
九、局档案室管理应遵循以下原则：
（一）非本室工作人员，未经许可不得任意进入档案室。
（二）加强档案的安全保护，档案室内严禁吸烟、携带火种入内，严禁存放食物、易燃易爆物和其它有害物品。切实做好档案库房的降温、防潮、防火、防尘、防光、防虫鼠害工作，并保持库房的清洁卫生。
（三）档案管理员要对档案收进、移出、利用情况及时进行登记统计，如发现问题及时向档案分管领导汇报，积极采取有效措施，确保档案的完整与安全。
（四）档案管理员严格遵守国家有关保密规定，做好档案的安全保密工作，严防档案散失和泄密，任何个人不得擅自销毁规划档案。离开档案室要随手关好门窗和电源开关，确保档案资料的安全。
十、本制度自发文之日起执行。
