市规〔2016〕131号
关于印发《87365.com档案管理制度》的通知
局各科室、分局，局属研究中心、信息中心：
现将《87365.com档案管理制度》印发给你们，请认真贯彻执行。
附件：87365.com档案管理制度
87365.com
2016年10月25日
公开方式：主动公开
87365.com办公室 2016年10月25日印
87365.com档案管理制度
为加强机关档案管理工作，提高档案工作质量，更好地服务单位日常工作，服务广大人民群众。根据《中国人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。
§1 文书档案案卷质量标准
文书档案案卷质量总的标准是：文件整理直接以单份文件单位，每份文件为一件整理归档，最大限度地保持文件的历史原貌，区别不同价值，便于保管利用。具体应做到如下几点：
●归档文件整理的质量要求
（1）文件应齐全完整；
（2）文件应为原件；
（3）装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。文件修整应以最大限度地保护文件原貌为原则；
（4）使用的书写材料、纸张、装订材料等必须符合档案保护要求。
●整理装订
文件收集后应进行鉴别，要经过整理装订达到“件”的要求。每份文件为一件，文件正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。归档文件装订先要将金属物去掉，采用棉线或不锈钢钉进行装订，对破损或大小不一的文件要加以修复，做到整齐、结实、美观。归档文件应按件装订。装订时正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。装订位置通常在文件左侧，装订时对齐文件的左、下侧。
●分类归档
文件分类按《87365.com全宗档案分类大纲》进行。采取保管期限——年度——问题分类法进行分类归档。
●排列编号
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列，并按排列顺序逐件编号。编号时应先在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容（包括全宗号、年度、机构问题、保管期限、馆编号、室编号）。
●录入编目
采用GD2000档案管理软件将归档文件件号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目录入电脑，并同时编制目录，采用国标标准A4型纸张打印归档文件目录。归档文件录入后应留存信息，刻录光盘一式二套，防止数据丢失。目录应装订成册，每册目录应加一张封面并填写好相关内容。
●装盒
档案盒应采用无酸纸制作，外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、60mm等。应将归档文件目录、归档文件、备考表同时装盒。归档文件按编号顺序装入档案盒，并填写、打印档案封面、盒脊及备考表项目。封面应加盖全宗名称章，盒脊上设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。备考表要填写整理人、检查人、日期和盒内文件情况说明。
§2 归档文件保管期限划分标准
按照《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》的有关规定，文书档案的保管期限划分为永久、30年、10年三种，永久为51年以上，30年为16至50年，10年为15年以下。归档文件保管期限也应如此划分。
●永久保管的档案
永久保管的划分原则：凡是反映机关主要职能和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。具体包括：
（1）本机关召开的党、政重要会议的主要材料。
（2）本机关制发的方针政策、法规性的和重要业务问题的文件材料。
（3）反映本机关主要职能活动的年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、控制数字、统计报表。
（4）重要的专题报告和统计材料。
（5）机构演变、单位领导人任免的文件材料。
（6）省级以上劳动模范、先进工作者等的文件材料；重大问题处分的材料。
（7）职工、党员名册。
（8）有关区域变化、土地边界的文件材料。
（9）有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书。
（10）重大外事活动中形成的主要文件材料。
（11）有省级以上领导人重要批示和处理结果的人民来信来访文件材料。
（12）上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的主要文件材料。
（13）上级机关视察及检查本地区、本机关形成的重要文件及音像材料。
（14）非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。
●30年保管的档案
长期保管的划分原则，凡是反映本机关一般工作活动，在较长的时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料列为长期保存。具体包括：（1）本机关制发的一般业务问题的文件材料。
（2）各种普查工作形成的原始记录。
（3）半年的、季度的、一般的工作总结、报告。
（4）内部机构负责人的任免材料。
（5）地县级以下的劳动模范、先进工作者等的文件材料。
（6）干部职工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料。
（7）职工调动工作的行政、工资、党、团组织关系的介绍信及存根。
（8）党、团、工会的工作报告、总结、一般会议文件等。
（9）财产、物资、档案的交接凭证；与国内外有关单位签定的有较长时效性的合同、协议书、协定等文件材料。
（10）外事活动中形成的一般文件材料。
（11）有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的人民来信来访材料。
（12）上下级机关送来的重要文件，如上级机关如召开的重要会议的主要材料，直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要执行的一般文件材料，下级机关报送的年度和年度以上总结、统计报表、重大问题的专题报告等。
●10年保管的档案
短期保管的划分原则，凡是短期内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保存。具体包括：
（1）本机关一般事务性的有参考价值的文件材料。
（2）重要会议文件中的小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结。
（3）一般专业会议的典型材料、代表发言材料、简报。
（4）季度、月份的计划、规划、统计报表。
（5）与国内外有关单位签订的只具有短期时效的合同、协定、协议等。
（6）机关之间协商工作的来往文书；没有处理结果的人民来信来访材料。
（7）上级机关、同级机关和非隶属机关制发的非本机关的主管业务，但要执行的文件材料。
（8）下级机关报送的年度以下的总结、统计报表，一般专题报告和备案的材料。
§3 档案保密
一、档案工作人员要模范执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，严格遵守各项保密制度，积极采取措施，确保档案秘密的安全。
二、严格执行档案管理制度，凭单位介绍信和有效证件查阅档案资料，按照审批权限借阅档案资料。
三、严格履行监督职责，执行档案利用制度，查档人员不得翻阅与已无关的内容。
四、严格遵守保密守则，不得携带档案外出，如因工作需要携带档案外出，须经领导批准。不得在公共场所谈论档案内容。不得在私人通讯中涉及档案秘密。不准用普通电话、明码电报、普通邮件办理档案秘密事项。
五、档案库房属机要重地，非档案管理人员未经批准不得随便入库。
六、档案管理人员要遵纪守法，执行保密制度，不失密，不泄密。工作调动时要办理好移交手续。
§4 立卷归档
建立、健全、落实科学的归档制度，是做好档案收集、整理、利用工作的关健，是提高档案质量、扩充档案库存量、确保档案完整性和延续性的必要措施。
一、归档范围
凡本局在政治活动、建设与规划业务、行政事务等各项管理工作中形成的、具有查考价值和具有现实和长期价值的文件材料、音像资料等，均属归档范围。
二、归档时间
1、文书档案：各项管理工作的文字材料，在翌年3月底前由各科室收集，科室负责人审定后，移交档案室归档。
2、科技档案：在设备购买开箱验收后，将设备档案资料全部移交档案室归档，设备管理、使用和维修人员可留复印件长期使用。 基建档案资料在工程竣工后将全部文件、资料、图纸移交档案室归档。
3、声像档案：在政治、业务活动中摄制的声像资料、翌年3月底前移交档案室归档。重要会议、活动摄制的照片、底片、录像带、录音带等资料，在活动结束整理后，及时移交档案室归档。
4、会计档案：在年终结束后，会计凭证、帐簿、报表由财务部门暂存两年。期满后，登记造册立卷移交档案室归档。
5、实物档案：单位获得的奖状、锦旗、奖牌、证书等物品须及时移交档案室保存。单位名称变更后，启用新印章时，须立即将旧印章移交档案室封存。
三、归档要求：归档案卷质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
1、归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2、归档的文件材料，应做到书写材料优良，字迹工整。书写时要用炭素墨水和兰墨水，不得用园珠笔、铅笔，符合文件格式及书写标准，并利于长期保存。
四、归档份数：各种载体的文件材料归档应一式两份，一份暂存数年后按规定移交市档案馆，一份留存备查。
五、归档手续：归档材料必须编制归档移交清单，一式两份，交接双方检查无误后签字，各留一份，以备查考。
§5 档案保管
为了维护档案、资料的安全，延长档案、资料的寿命，最大限度地防止和减少各种损坏档案的不利因素。
一、档案保管必须坚持集中统一管理的原则，维护档案的完整与安全。
二、档案必须有专门的库房，专人保管，库房要坚固，达到“三铁”要求。
三、档案室应根据工作需要添置必要的设施，以达到防盗、防火、防光、防尘、防虫、防鼠、防潮、防高温、防霉烂等安全保护目的。
四、档案管理人员要认真负责，忠于职守，绝对不准私自借出档案资料和随意携带档案外出。
五、非档案管理人员未经领导批准，不准进入档案库房。
六、档案管理现代化应纳入本委办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。
七、库房内的箱柜应排列整齐，横竖成行，编号固定，不得随意移动。档案密集架上的案卷要竖放、平放结合，区分期限，分类保管。
八、档案管理人员因工作需要调离时，必须将保管档案的数量和状况交待清楚，并办理交接手续。
§6 档案查阅
为加强档案管理工作，根据档案保密和档案利用的基本原则，结合本局实际情况。
一、凡来本室查阅档案者，必须说明查阅的内容及用途，履行登记手续后，方可查阅。
二、外单位人员查阅档案资料，须持所在单位介绍信和有效证件，只能查阅本单位或本人有关资料，不准翻阅其他单位或他人资料，如需查阅本单位以外的资料须经有关领导批准。
三、查阅档案资料，必须认真填写《查阅档案登记表》，否则档案管理人员有权拒绝提供档案资料。
四、查阅档案资料，只能在阅览室阅览，不准将档案材料带出阅览室。查阅时，必须爱护档案，不准划线、打圈、涂改、剪页、撕毁、拆卷等，在阅览室内严禁吸烟，以保证档案的完好无损，违者必究。
五、外单位凡需复印档案内容（除上级规定不准复制外），只能复制自己单位的档案，如需要复制其他档案须经领导批准方可复制。复印的材料，经审核无误后方可签字盖章。
六、档案资料一般不外借，因工作需要确需借用，必须经有关领导同意，办理借阅手续，才能借出，但必须按期如数归还；如需延长时间，要重新办理续借手续。
§7 档案移交
一、档案实行集中统一管理。各科室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。
二、移交的档案资料，要保证按归档要求，做到整理规范，档号编制规范，编目清晰，并编制好移交清册。移交档案时，档案目录（含电子目录）一并移交。
三、移交档案的人员应在档案室与档案管理人员办理交接手续。档案管理人员对照移交清册，对移交的档案当面逐一进行核对，确认无误后，双方在《档案交接文据》上签字。《档案交接文据》一式两份，双方各执一份。
四、档案管理人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求档案移交人员重新整理后再移交。
五、档案室对年满20年的属国家综合档案馆接收范围的档案，要及时编制清册，并向市档案局报送移交计划。
六、根据市档案馆统一安排，按要求按时向市档案馆移交应进馆保存的档案资料，并做好后续室存档案的整理编目工作。
§8 档案利用
一、检索工具齐全，检索效果较好。
二、坚持做好档案查借阅登记、利用效果登记。
三、编有全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集等编研资料，各种资料编写规范、使用价值高。
四、利用档案材料一般在阅文室进行，特殊情况需借出或复印，须经办公室主任批准，并办理借阅、复印手续。
五、查阅档案时要爱护档案，不准吸烟、喝水，对档案资料不准拆卷、调换、涂改、勾划、剪裁。
六、对归还的档案要进行认真的检查，发现有撕毁、涂改情况，要及时报告领导，追究责任。
§9 档案统计
一、凡接收进档案室的档案应逐类加以统计，各项统计数据必须以原始记录为依据，做到准确可靠。
二、做好对库房各门类档案保管期限的统计，保证库存数的准确性。
三、做好档案借阅、档案利用和效果的统计等工作。
四、对超过保管期限的档案移出、销毁要及时注销和统计。
五、按期完成上级布置的各种档案统计工作。
§10 档案鉴定销毁
一、档案保管期限满后，由档案鉴定小组鉴定，对无保存价值的档案进行造册登记，列好销毁清册，尚有保存价值的档案资料要重新立卷归档。
二、清理鉴定到期的档案时，除档案员外，档案鉴定小组要有三名以上成员参加，且必须有一名档案鉴定小组的负责人员。
三、凡须销毁的档案除档案室负责同志签字外，必须经主管领导批准、签字。
四、销毁档案时，要指定两人以上负责监督销毁，防止档案遗失和泄密。
五、档案销毁后，负责监销人员应在销毁清册上签字。销毁清册要作为长期保存备查。
六、销毁办法是直接送指定纸厂打浆或烧毁。
§11 档案人员岗位职责
1、按照要求定期进行档案整理。根据不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、负责文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、保管好应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、按档案管理要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
6、按归档时间向档案局提供档案目录和统计年报表。
7、按规定时间向档案局移交档案。
8、积极参加业务学习，不断提高管理档案工作水平。
§12 档案库房管
一、档案是党和国家的宝贵财富。库房管理是档案保管工作的主要内容，是保证整个档案工作顺利进行的必要条件，档案管理人员要努力学习档案保护技术业务知识，掌握保管技能，科学地管理档案。
二、档案库房实行专人管理，非档案管理人员，未经许可，禁止入内。
三、库房门窗要坚固密闭，工作人员下班前要认真检查门窗是否关好，保管好钥匙，以防盗窃。
四、库房窗帘要经常保持封闭状态，避免阳光直射，离开库房应中断照明，以防紫外线破坏档案。
五、经常保持库房内外环境清洁卫生，严禁存与档案保管无关的实物。及时测试温湿度并做好记录。
六、严防火灾发生，禁止在库房内吸烟，易燃、易爆物品不得带入库房。定期检查灭火设备，使之保持良好状态。
七、定期施放药物，以防虫害生长。
八、每年进行一次库房大检查，发现问题及时报告，并采取补救措施。
§13 文书档案归档流程
§14 会计档案归档流程
§15 档案查（借）阅流程
§16 档案鉴定销毁流程
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对超过保管期限无保存价值档案填写销毁档案目录，拟写鉴定销毁报告
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